Jót megtervezett és kivitelezett távmunka bevezetéssel a cégek átlagosan akár 10 százalékkal csökkenthetik az üzemeltetési költségeket, emellett a nyugodtabb munkavégzésnek és a rugalmas munkaidőnek köszönhetően növekedhet a hatékonyság is.

A távmunka a gyakorlatban egy olyan speciális munkaszervezési módot jelent, amely keretében a munkaadó akár csak részlegesen is, de lehetőséget biztosít a munkavállaló számára, hogy egyes munkafolyamatokat a munkahelytől eltérő helyszínen végezze el. A távmunka a munkavégzés módját változtatja meg, ugyanakkor a munkaviszonyra, az elvégzendő munka tartalmára és mennyiségére, továbbá a felelősségi körökre nem lehet kihatással.

A távmunka és az erőforrás-kihelyezés (outsourcing) között számos hasonlóság figyelhető meg, mindkettő részletesen szabályozott, jól definiált munkafeladatokat feltételez. A lényeges különbség közöttük, hogy a távmunka során a munkavállaló munkaviszonyban van, ezzel lehetőséget biztosítva a munkaadónak a közvetlen irányításra, rugalmas feladatkiosztásra, ad-hoc feladatok megfogalmazására. Az erőforrás-kihelyezés viszont lényegében alvállalkozói viszonyt jelent, ahol az egyes munkafeladatokat szolgáltatásiszint-szerződésekben határozzák meg. Azt, hogy egy cég melyik megoldást választja, az egyes munkafeladatok többitől történő elszigeteltsége, állandósága, az általuk használt adatok titkossága, valamint a vállalati irányelvek befolyásolhatják.

A távmunkának több, egymástól különböző típusa létezik. A távmunkavégzéssel töltött idő alapján beszélhetünk alkalmi, részleges, vagy folyamatos távmunkáról. A munkaszervezési feladatok szempontjából fontos megkülönböztetést jelent, hogy a távmunkát hol végzik: otthon, útközben (mobil távmunka) vagy pedig szatellit irodában. Az otthoni iroda a munkavállaló lakásában kialakított külön helyiség vagy akár egy elkülönített munkasarok is lehet. A legtöbb tevékenység ellátásához a bútoron kívül egy asztali számítógép internet-kapcsolattal, megfelelő szoftverekkel és egy telefon szükséges. Fel kell készülni arra, hogy az eszközök és a munkavégzés során használt anyagok biztonságosan tárolhatók legyenek, és gondoskodni kell az informatikai eszközök magáncélú felhasználásának szabályozásáról.

A mobil iroda a sokat utazó, ügyfeleket látogató munkavállalók számára lehet célszerű munkavégzési forma. Az okostelefonokkal ma már bárhonnan rá lehet kapcsolódni a kívánt távközlési vagy informatikai hálózatra. A mobil irodával kapcsolatban a legfontosabb elvárások közé tartozik a munkaadó szervezet munkafolyamataihoz illeszkedő szoftver és hardver környezet kialakítása. Tekintettel arra, hogy a munkavállalóval együtt az eszközök is folyton úton vannak, célszerű az eszközök és a tárolt adatok védelmére fokozott figyelmet fordítani.

A helyi távmunka-iroda vagy szatellit iroda azok számára jelent megoldást, akiknek nincs lehetőségük otthoni iroda kialakítására. Az ilyen iroda a lakóhelytől nem messze, könnyen megközelíthető helyen levő irodahelyiség, amelyet megfelelő infrastruktúrával és felügyelettel látnak el. Egy-egy ilyen munkahely általában infrastruktúrával és szolgáltatásokkal együtt bérelhető. A munkakörnyezet kialakítása adott, csupán az esetlegesen felmerülő, a munkaadó technológiájának megfelelő, speciális igényekről kell az iroda fenntartójával egyetértésben gondoskodni. Lényegesen nem különbözik az otthoni irodában kialakítható munkakörnyezettől, a közösség viszont megvédi a munkavállalót az elszigetelődéstől, ami az otthoni munkavégzés során jelenthet veszélyt.

Ma már számos munkakört lehet teljes egészében távmunkában betölteni: a távmunka lehet az üzleti modell része – így például kereskedők, ügynökök, telefonos ügyfélszolgálat vagy újságírók esetében –; míg más munkaköröknél a motivációs rendszer részeként működhet, így például vezető tisztségviselők, menedzserek, projektvezetők, tanácsadók, elemzők, informatikusok, adatrögzítők, könyvelők, bérszámfejtők, valamint a marketing és a kutatás-fejlesztés területén dolgozók számára.

A távmunka bevezetésének alapja az érintett munkafolyamatokat átvilágító folyamatelemzés és folyamatfejlesztés; ez a lépés garantálja a munkavégzés helyének függetlenítésekor az üzleti folyamatok zökkenőmentességét. A folyamatfejlesztés eredményeképpen növelhető a működési hatékonyság, és felmérhetők a költségcsökkentési lehetőségek.

A távmunka bevezetése több lépésből áll: először auditot kell végezni az érintett munkafolyamatok meghatározásával, szabályozások és kontrollkörnyezet elemzésével; emellett fel kell térképezni az infrastruktúrát, a HR környezetet, a munkatársak kommunikációs szokásait, valamint a cég oktatási gyakorlatát is. Ezt követheti a távmunkára alkalmas munkafolyamatok, szabályozás és kontroll környezet megtervezése.

Ezután következhet a leghosszabb ideig, akár fél évig tartó fázis, a távmunka beindítása (Go-Live szakasz): ekkor kerül sor az infrastrukturális, szabályozási és kontroll környezet megváltoztatására, a mérőrendszer beállítására, a szabályozás kommunikálására, az oktatásra, majd először egy pilot projekt elindítására, a későbbiek során pedig a távmunka kiterjesztésére. A projekt végeztével a távmunka készenlétet, a munkavállalói elégedettséget folyamatosan monitorozni kell, ezek, valamint a költségelemzések ismeretében lehet újabb fejlesztési projekteket indítani.

A távmunka bevezetése során ki kell alakítani a távmunkavégzés helyét, biztosítani kell távmunka végzéshez szükséges eszközöket, módosítani kell a munkaszerződéseket és munkaköri leírásokat, valamint a kapcsolódó belső szabályzatokat, emellett ki kell alakítani a kommunikációs csatornákat is. Meg kell oldani a távmunkahelyen felmerülő költségek elszámolását is. A megváltozott munkavégzés és követelményrendszer változásait oktatni kell a munkavállalók számára.

A távmunka munkavégzési követelményeihez tartozik, hogy a távmunkában ellátott feladatokhoz határidőt és erőforrást kell rendelni, a munkavégzéshez szükséges információk rendelkezésre állását biztosítani kell, a hosszabb feladatok esetében pedig mérési pontokat kell megfogalmazni; továbbá meg kell határozni a távmunkások rendelkezésre állását. Lényeges feladat a távmunka minőségbiztosításának kialakítása is: átlátható értékelési rendszert kell kidolgozni, megbízható infokommunikációs kapcsolatot kell biztosítani, és meg kell oldani a nem elektronikus információk elzárását is. A minőségbiztosítás részeként foglalkozni kell azzal is, hogy távmunkások ápolni tudják a szociális kapcsolataikat, és biztosítani kell számukra is az előrelépési lehetőségeket, valamint azt is, hogy a többi munkavállalóval egyenrangúan kezeljék őket.

A távmunka bevezetésével kapcsolódóan számos lényeges szempont merül fel, az egyik ilyen kérdés a szervezettel való kapcsolattartás: fontos, hogy megfelelő kommunikációs csatornákat használjanak (a kapcsolattartás jellemzően e-mailben, chat-en, illetve VoIP hanghívással történik). Emellett szükség van arra is, hogy a változásokat megfelelően kommunikálják, és a távmunkásokat is beolvasszák a vállalati kultúrába, így például rendszeres személyes találkozók szervezésével. A munkavégzést folyamatosan kontrollálni kell határidők előírásával, ugyanakkor különböző munkaeszközökkel – például internet, számítógép, nyomtató, digitális fényképezőgép, telefonköltség, rezsi – motiválni is tudják a dolgozókat.

A távmunka egyik legfőbb előnye a vállalati döntéshozók szemében, hogy alkalmazásával jelentős mértékben csökkenthetők az üzemeltetési költségek: mivel a távmunkások számára kevesebb irodahely szükséges, illetve olcsóbb régióba helyezhető, így mind az ingatlan, mind a rezsi költségek csökkennek. A nyugodtabb munkavégzésnek, és a rugalmas munkaidőnek köszönhetően növekedhet a hatékonyság, és az egyes munkafeladatok ügyintézési ideje jelentősen – átlagosan mintegy 10 százalékkal – csökkenhet. Természetesen a távmunkahelyek kialakításakor is felmerülnek költségek a felméréssel, tervezéssel, a bevezetéssel és az üzemeltetéssel kapcsolatban, ezek megtérülése ugyanakkor jól tervezhető. Az ingatlan, rezsi és egyéb költségek csökkenése mellett kevésbé mérhető előnyökkel járhat a távmunkára való áttérés, így például növekedhet a dolgozói, vezetői és az ügyfél-elégedettség, és csökkenhet a munkatársak fluktuációja is.