Egyre több vállalat választja egyes tevékenységinek kiszervezését, belső közös szolgáltató központ létrehozását vagy távmunka alkalmazását. Mindhárom irányzat célja az adott tevékenység ellátásához kapcsolódó költségek csökkentése a hatékonyság növelése útján.

Nem mindegy ugyanakkor, hogy a kiszervezést, a közös szolgáltató központ létrehozását vagy a távmunka bevezetését az érintett társaság hogyan hajtja végre, mivel egy esetleges hibás döntés költsége hosszú távon nagyságrendekkel meghaladhatja az elérhető rövidtávú költségmegtakarításokat. A döntéseket stratégiai kérdésként kell kezelni, és nem szabad rövidtávú érdekeknek engedve ad hoc módon elvégezni az átszervezéseket.

Mielőtt egy társaság valamely tevékenységének kiszervezésére, közös szolgáltató központba szervezésére vagy távmunkába adására szánná rá magát, érdemes a társaság összes tevékenységét áttekinteni, és végiggondolni, hogy mely funkciók esetében jöhet szóba az elképzelt átszervezés. A nemzetközi gyakorlatban elsődlegesen azok a funkciók kerülnek fel a kiszervezendő, közös szolgáltató központba központosítandó vagy távmunkába adható tevékenységek listájára, amelyek nem tartoznak az érintett társaság kulcskompetenciái közé, bár a távmunka esetében gyakori, hogy a kulcsfontosságú munkatársak megtartása és motiválása céljából kulcsterületeket is bevonnak az átszervezésbe. Az általános vállalati gyakorlatban gyakran az átszervezendő tevékenységek közé tartozik a számvitel/pénzügy operatív része, bérszámfejtés és személyügyi adminisztráció, informatika, létesítménygazdálkodás, szervízszolgáltatások, adatrögzítés és feldolgozás, ügyfélszolgálati call center. A lista elkészítése stratégiai feladat, melyet az érintett társaság menedzsmentjének kell elvégeznie figyelembe véve az egyes vezetők átszervezéssel kapcsolatos általános elvárásait. Elvárások megfogalmazódhatnak többek között a hatékonyságjavulásra, az átszervezéshez kapcsolódó elfogadható kockázatok nagyságára vonatkozóan.

A következő lépés a kiszervezésre, közös szolgáltató központba szervezésre, távmunkába adásra kijelölt minden egyes funkciónak és környezetének átvilágítása, értékelése. Érdemes megvizsgálni, hogy az adott funkció milyen jelenlegi és jövőbeli elvárások alapján és milyen hatékonysággal működik. Ennek részét képezi az érintett funkció működésének átvilágítása, a belső szolgáltatások és azok vevőinek azonosítása, a szolgáltatások nyújtásához kapcsolódó költségek meghatározása. Szükséges azonosítani a tevékenységek nyújtásával kapcsolatos azon kockázatokat, amelyek a tevékenység átszervezése esetén megjelenhetnek (beleértve a technológiai, személyi és az esetleges bizalmas adatkezelésre vonatkozó kockázatokat is). Kritikus kérdés az érintett tevékenységet ellátó dolgozók és vezetőik felmérése. A menedzsment az átvilágítás és értékelés eredményének figyelembevételével határozhatja meg az átszervezésben érintett tevékenységek körét és az átszervezés tervezett mértékét.

Mindhárom esetben kritikus a szolgáltatás nyújtásával kapcsolatos teljesítménymérő-számok és azok mérésének meghatározása. Általános gyakorlat, hogy minimálisan betartandó szolgáltatási szinteket határoznak meg a teljesítmény-mérőszámok mentén. Ezek a mérőszámok teszik lehetővé, hogy a központtól távol végzett munka felett megfelelő kontroll legyen és az üzleti folyamat hatékonysága optimális legyen.

A kiszervezés az egyes tevékenységekkel járó munkaszervezést és felelősséget áthelyezi egy külső partnercégnek, és tervezhetővé teszi a vele kapcsolatos kiadásokat. A kiszervezéssel esetlegesen felmerülő adatvédelmi és rugalmatlansági nehézségek azonban a munkaviszonyt feltételező szolgáltató központ és távmunka segítségével megkerülhetők, vállalva azonban a tevékenységgel kapcsolatos további szervezési feladatokat. A szolgáltató központ létrehozása lehetőséget ad több leányvállalat azonos funkcióinak összevonására, míg ha a folyamatok ezt nem teszik lehetővé, a távmunka még mindig lehetőséget biztosíthat a tevékenység térbeli leválasztására, ezáltal támogatva a vállalat költséghatékonysági céljait.

Az átszervezés tényleges megvalósítására (tevékenységek, dolgozók, eszközök átadására) érdemes egy külön ütemtervet készíteni különös tekintettel a dolgozók és a támogató infrastruktúra (pl. informatikai eszközök) esetleges átadását érintő feladatokra. A meghatározott és ütemezett feladatok sikeres végrehajtása vezet el az átszervezés megvalósulásához. Ezzel azonban nem zárul le a folyamat. Az új típusú szervezeti felállás folyamatos felügyeletet és rendszeres időközönként értékelést igényel. Az értékelés segíti a menedzsmentet abban, hogy nyomon tudja követni az átszervezés eredményességét, és az elvárt előnyök megvalósulását.

Megjegyzés:

1.Kiszervezés: egy vállalati tevékenység átadása egy külső partnercégnek, amely az átadást követően szolgáltatásként nyújtja az adott tevékenységet a társaságnak.

2.Közös szolgáltató központ: egy cégcsoporton belül létrehozott olyan, általában önálló jogi személyiségű társaság, amely átveszi a cégcsoporton belüli társaságok egyes tevékenységeit, és azokat központosítva, szolgáltatásként nyújtja azokat a cégcsoport tagjainak.

3.Távmunka: egy adott munkakör oly módon történő kialakítása, amely lehetővé teszi a munkakörhöz kapcsolódó feladatok telephelytől távolról történő ellátását.